Mailinglisten-Moderation

Diese Seite ist an Listen-Moderatoren und Listen-Owner gerichtet und enthält Informationen zum verwalten von Mailinglisten.

In Kürze

• Account anlegen über https://lists.solidarische-landwirtschaft.org/mailman3/accounts/signup/ (unten ausführlich beschrieben)

• Einloggen über https://lists.solidarische-landwirtschaft.org/mailman3/accounts/login/

• Oben auf das Symbol „Listen“ klicken

• Es werden die Art von Listen angezeigt, die im Menü „Filter by Role“ ausgewählt wurden.
  Hier „Moderator“ oder „Owner“ auswählen. Es werden dann alle entsprechenden Listen angezeigt

• Liste anklicken, die man administrieren will

Eigenen Account anlegen

Falls noch nicht vorhanden, über https://lists.solidarische-landwirtschaft.org/mailman3/accounts/signup/ einen Account anlegen.

• E-Mail: Hier müsst ihr die Adressen angeben, die auch als Moderator hinterlegt ist.

• Benutzername: Beliebigen Benutzernamen ausdenken

• Passwort: Bitte ein ordentliches Passwort ausdenken – Ihr lasst es sowieso von eurer Passwortverwaltung speichern und tippen.

• Password (wiederholen): Selbes Passwort nochmal eingeben

• Button „Registrieren“. Mailman verschickt nun eine E-Mail an die angegebene Adresse.

• E-Mail abrufen

• Link aufrufen der in der E-Mail angezeigt wird. Man landet auf einer Webseite mit dem Titel „E-Mail-Adresse bestätigen“

• Button „Bestätigen“

Nun kann man sich mit den eben angegebenen Daten einloggen und die Listen moderieren.

Zurückgehaltene Nachrichten (Moderation per Weboberfläche)

Moderieren, also ablehnen oder annehmen von zurückgehaltenen Nachrichten.

• Nachricht anklicken. Es öffnet sich ein Dialogfenster

• Im Drop-Down-Menü „Einstellen der Mitglieder-Moderation“ kann man einstellen, wie künftig mit Mail von dieser Absenderadresse verfahren werden sollen. Wenn man nichts einstellt, bleibt die Adresse unkonfiguriert.

• Akzeptieren veröffentlicht die Mail

• Zurückweisen verwirft die Mail, es gibt aber eine Nachricht an den Benutzer (die kann man im Textfeld eingeben)

• Verwerfen verwirft die Mail ohne Nachricht an den Benutzer

Bitte beim zurückweisen immer eine nette Nachricht schreiben, damit der Abonnent eine ordentliche Rückmeldung bekommt. Kommentarlos werwerfen, wenn es sich um Spam handelt.

Zurückgehaltene Nachrichten (Moderation per E-Mail-Antwort)

Die Informationsmails mit dem Betreff „Der Beitrag […] von […] muss genehmigt werden entält nicht nur die zurückgehaltene Mail als Anhang, sondern auch eine Moderationsmail. Die hat den Namen „confirm“ plus eine lange Zeichenfolge und enthält die Beschreibung zur Moderation.

Wenn man diesen Anhang öffnet und darauf antwortet, kann man die Mail Verwerfen oder ablehnen. Das funktioniert aber aktuell aufgrund eines Mailman-Fehlers nicht.

Moderationsgründe

Die Nachricht hat ein implizites Ziel

Diese Fehlermeldung kommt, wenn die Mailingliste nicht als Empfänger in einer Mail eingetragen wurde, die Mail aber trotzdem bekommen hat. Das passiert z.B., wenn die Mailinglistenadresse in Bcc stand.

Das ist nicht erlaubt und solche Mails landen in der Moderations-Queue. Bitte die Mail ablehnen mit der info, dass man die Mailingliste nicht in Bcc nehmen darf.

Die Nachricht ist größer als die maximale Größe von …

Mails von Mailinglisten werden an viele unterschiedliche Ziele übertragen und bei vielen Empfängern sowie im Archiv der Mailingliste gespeichert. Um Ressourcen zu sparen (*), ist die Maximale Größe von Mails auf 5 MB beschränkt. Sind sie größer, landen sie mit der entsprechenden Meldung in der Moderationsqueue.

Leider sieht man in der Mailman-Oberfläche nicht, wie groß die Mail in der Queue ist, außer man speichert den Anhang und guckt nach der Größe der gespeicherten Datei. Hier orientiert man sich am besten an der Kopie, die man bei der ersten Aufforderung zur Moderation bekommen hat.

Wenn die Mail nicht deutlich größer als 5 MB ist und nicht regelmäßig große Anhänge über die Liste gehen, kann man sie durchlassen. Ansonsten mit freundlicher Erklärung ablehnen und darum bitten, lieber einen Weblink zum runterladen der Datei zu schicken.

*) Eine Mail mit 10 MB an eine Liste mit 600 Mitgliedern erzeugt 6 GB an Daten. Außerdem belegen große Mails entsprechend Platz in der Mailbox der Empfänger, die oft am Rande ihrer quotas sind, sowie im Mailinglisten-Archiv.

Unbehandelte Unzustellbarkeit-Benachrichtigung

Mailman hat eine E-Mail-Adresse speziell für Unzustellbarkeits-Benachrichtigungen („Bounces“) – Informationen über Mails, die nicht zugestellt werden konnten. Wenn eine Mail an diese Adresse geschrieben wird, die für Mailman nicht wie eine Unzustellbarkeits-Benachrichtigung aussieht, bekommt der List-Owner eine entsprechende Information mit der Betreffzeile „Unbehandelte Unzustellbarkeit-Benachrichtigung“.

In den allermeisten Fällen kann man diese Informationsmail einfach löschen, weil es sich bei der nicht-erkannten Mail um eine Abwesenheitsnachricht handelt. Ansonsten bei der Technik nachfragen.

Der Header "auto-replied" stimmte mit einer Headerregel überein

Manche Autoresponder schicken Mails an die Adresse der Mailingliste und alle Mitglieder werden dann mit der Abwesenheitsnachricht beglückt. Solche Mails können meistens an diversen Headern erkannt werden, z.B. Auto-Submitted: auto-replied.

Mailman ist so konfiguriert, dass Mails mit diesem so gesetztem Header Moderiert werden müssen.

Mailman Infomails

Abmeldebenachrichtigung für (Liste)

„(Email) wurde erfolgreich von (Liste) entfernt.“

Der Abonnent wurde über normalem Wege von der Liste entfernt. Entweder durch selbständiges abmelden oder von einem Listen-Admin über die Mailman-Verwaltungsoberfläche. Hier kann man davon ausgehen, dass kein Fehler vorliegt.

Abonnement von (E-Mail) deaktiviert auf (Liste)

„subscription has been disabled on … due to their bounce score exceeding the mailing list's bounce_score_threshold“

Mailman zählt die Anzahl der erfolglosen Zustellversuche für alle Abonnenten mit („bounce score“). Wenn diese Anzahl für einen Abonnenten den konfigurierten Maximalert überschreitet (bounce_score_threshold), wird das Abonnement automatisch deaktiviert. List-Owner bekommen dann die hier beschrieben Nachricht zur Kenntnisnahme.

Auch der Abonnent selbst wird per Mail informiert, obwohl die Mails ja offensichtlich nicht ankommen.

(Abonnent) wurde von (Liste) abgemeldet wegen Unzustellbarkeit

„(eMail) has been unsubscribed from (list) due to excessive bounces.“

Mailman informiert mit dieser  Mail über die endgültige Löschung eines Abonnenten aus der Liste.

Nachdem die Mail „Abonnement von (E-Mail) deaktiviert auf (Liste)“ verschickt wurde, hat der Abonnent in einem gewissen Zeitraum die Möglichkeit, sein Abonnement über die Weboberfläche wieder zu aktivieren. Tut er das nicht, wird die E-Mail-Adresse komplett aus der Mailingliste gelöscht.

Footer verändern

• Vorlage

• Neue Vorlage

• list:member:regular:footer und list:member:digest:footer erstellen.

• Im Footer kann nur Text verwendet werden, kein HTML.

Wenn keine Templates für die Footer definiert sind, werden unsere Standard-Templates genommen.

Mailadressen ein- und austragen, Adressänderungen

Möglichkeit 1: Selbständig über eMail

Am einfachsten ist es, wenn die Leute einfach von dem betroffenen Postfach aus eine beliebige Mail an die subscribe- und -unsubscribe-Adressen schicken. Die Adressen lauten (listenname ersetzen, steht in der Administrationsoberfläche als Titel):

• listenname-subscribe@lists.solidarische-landwirtschaft.org – Liste abonnieren

• listenname-unsubscribe@lists.solidarische-landwirtschaft.org – Liste abbestellen

Möglichkeit 2: Selbständig über Account

Wer einen Account unter https://lists.solidarische-landwirtschaft.org/mailman3/accounts/login/ anlegt, kann seine Abonnements, und auf welche Adressen die laufen, über die Weboberfläche selber verwalten.

Möglichkeit 3: Der List-Owner trägt ein / aus

Selber Adressen ein- und auszutragen geht in der Oberfläche über Massenoperationen -> Masseneintragungen und Massenaustragungen. Hier können auch einzelne Adressen angegeben werden. Mit den 4 Checkboxen und den Radiobuttons weiter unten legt man fest,

• Automatisch bestätigen Ja/Nein
  ob die Mitglieder den zweiten Schritt des Double-Opt-In machen müssen, das heißt ihre Eintragung nochmal per Mailantwort an Mailman bestätigen müssen
  Ist der Haken „Automatisch bestätigen“ nicht gesetzt, wird der Abonnent solange unter Mitgliedschaftsanfragen, Ausstehende Bestätigung angezeigt, bis die Bestätigung erfolgt ist.

• Automatisch genehmigt Ja/Nein
  ob die Moderatoren das neue Abonnement erst bestätigen müssen, falls die Liste das erfordert

• Automatisch geprüft Ja/Nein
  ob die Mitglieder die Gültigkeit der E-Mail-Adresse erst noch mit einer Mailantwort an Mailman bestätigen müssen

• Einladung
  ob nur eine Einladung verschickt wird, auf die der Empfänger dann selbst reagieren muss

• Willkommensnachricht senden
  ob die Mitglieder eine Benachrichtigung bekommen, dass sie nun Mitglied der Liste sind

Wenn man die oberen 3 Haken setzt wird die Adresse ohne weitere Rückfragen an irgendjemanden aufgenommen.

Austragen geht außerdem über Benutzer -> Mitglieder. Hier aber Vorsicht! Es gibt einen praktischen Knopf „Alle Mitglieder austragen“. Besser nicht benutzen.

Jemanden zum Moderator machen

• Die E-Mail-Adresse über Benutzer -> Moderatoren als Moderator eintragen

• Der neue Moderator muss sich (wie oben beschrieben) einen eigenen Account anlegen und sich einloggen, um die Liste zu modererieren.

Nichtmitglieder

Nichtmitglieder werden automatisch angelegt, sobald Mailman eine Mail bekommt, die nicht von einem Listenmitglied stammt. Zum Beispiel:

• Verwaltungsmail einer bisher unbekannten E-Mail-Adresse (z.B. „help“ an die „-request“-Adresse)
• Spam von einer E-Mail-Adresse, die nicht als Mitglied hinterlegt ist
• Wenn ein tatsächlicher Abonnent mit einer E-Mail-Adresse an die Liste schreibt, die nicht hinterlegt ist (z.B. mit .net statt .de)

Auch Nichtmitglieder haben Optionen. Hier kann man unter anderem festlegen, ob die einzelnen Adressen an die Liste schreiben dürfen.
Das findet man unter Administration options, Moderation:

• Listenstandard: Nachricht wird zurückgehalten (Der Hilfetext in der Oberfläche ist irreführend!)
• Standard-Verarbeitung: Nichtmitglied darf Mails veröffentlichen (sogar unabhängig von der globalen Einstellung für Mitglieder!)

Wenn eine Nichtmitglied eigentlich ein normales Mitglied einer Mailingliste sein sollte, dann

• Adresse als Nicht-Mitglied löschen
• Adresse als Mitglied eintragen

Probleme

HTTP Error 409: Subscription request already pending

Diese Meldung kommt, wenn eine Mailadresse bereits in der Liste eingetragen ist, die Adresse aber vom Benutzer noch nicht bestätigt wurde – das heißt, der Benutzer hat noch nicht auf die automatisierte Mail geantwortet. Die Adresse taucht dann nur im Menüpunkt
  Mitgliedschaftsanfragen, Ausstehende Bestätigung
auf. Im Gegensatz zum Punkt „Genehmigung noch ausstehend“ werden unbestätigte Mails im übergeordneten Menüpunkt nicht als Zahl angezeigt!

Lösung:

Entweder muss der Benutzer auf die Mail von Mailman antworten, um die Adresse zu bestätigen
oder man muss die Mailadresse Verwerfen und neu eintragen, gegebenenfalls ohne die Anforderung, dass die Mailadresse durch den Benutzer bestätigt werden muss.

Einstellungen, die ihr nicht ohne Absprache mit uns verändern könnt

Einige grundlegende Einstellungen werden auf dem Mailinglistenserver verwaltet, z.B. ob man ohne Mitgliedschaft posten darf. Ihr könnt diese Einstellungen verändern, wenn ihr list-owner seid. Die veränderten Einstellungen werden dann aber beim nächsten Lauf des Verwaltungsscripts zurückgesetzt.

Warum? Damit wir die Liste über scripte auf dem Server anlegen und verwalten können. Alle Einstellungen in der Weboberläche für eine neue Liste selbst anklicken zu müssen oder für viele Listen eine Einstellung in der Weboberfläche ändern zu müssen ist eine Tortur!

Im folgenden sind alle Einstellungen aufgelistet, die auf dem Server gepflegt werden und die ihr nicht verändern dürft. Bei Bedarf schickt uns bitte eine Mail an techniksolidarische-landwirtschaft.org.

Listen-Einstellungen

• Anzeigen der Liste auf der Index-Seite

• Anzeigename

• Prefix für Betreff

• Bevorzugte Sprache

• Sichtbarkeit der Mitgliederliste

Automatische Antworten

• User über zurückgehaltene Nachrichten informieren

• Willkommensnachricht senden

• Send goodbye message

• Administratoren über Änderungen an Mitgliedschaften benachrichtigen

Nachrichten verändern

Komplett

DMARC-Hilfsmaßnahmen

Komplett

Nachrichten-Akzeptanz

• Standard-Aktion, wenn ein Mitglied an die Liste sendet

• Standard-Aktion, wenn ein Nichtmitglied an die Liste sendet

• Maximale Nachrichtengröße

• Nehme die von Nichtmitgliedern an

Archivierung

Komplett

Mitgliederpolitik

Komplett

Bounce-Bearbeitung

Komplett