Diverse Kommunikationsabläufe

Mitarbeiter*innen

Urlaub

Ab dem 4. Tag Abwesenheit:

  • mit anderen Mitarbeiter*innen abstimmen, wenn es Vertretung für eigenen Arbeitsbereich braucht
  • im KO-Pad Abwesenheitszeit unter "Aktuelles" vermerken
  • Mail-Autoresponder einrichten (lassen von mbakonyisolidarische-landwirtschaft.org) mit Hinweis auf alternativen Ansprechpartner in Notfällen

Ehrenamtliche Mitarbeiter*innen

Vorab zu klären

  • Wieviel Wissen ist über Solawi und die Vereins-Struktur des Netzwerks vorhanden?

    • Struktur des Vereins

    • wer trifft welche Entscheidungen

  • Wieviel Zeit steht zur Verfügung und an welchen Tagen / zu welchen Uhrzeiten?

  • Urlaubs-/Krankheitsvertretung ansprechen: Es ist wichtig, dass der*die Mitarbeiter*in das Vertretungsthema auf dem Schirm hat und zumindest den Büros Bescheid gibt, wenn er*sie nicht arbeiten kann.

  • Stufensystem hinsichtlich Gehalt ansprechen:

    • erstmal Probezeit von 2 Monaten

    • dann längere Zusammenarbeit

    • dann ggf. monetäres Entgegenkommen/Anstellung/whatever (bspw. bei 2h/Wochen Ehrenamtspauschale 500EUR/Jahr oder Übernahme Tagungskosten inkl. Anreise

Aufgabenzuteilung

Am Anfang der Zusammenarbeit sollte man lediglich kleine Aufgaben zuteilen, die bedenkenlos bzgl. Datenschutz, sensibler Internas oder Zugriffsrechten auf interne Dokumente von den Ehrenamtlern erarbeitbar sind. Auf diese Weise können wir die Zusammenarbeit hinsichtlich sauberem Arbeiten und Kommunikation einschätzen und nach ca. 2 Monaten schauen, ob eine weitere Zusammenarbeit Sinn macht.

Bescheinigungen

werden durch die Ehrenamtsbetreuung erstellt und vom gfV unterschrieben. Wenn der keine Zeit hat, unterschreibt die Ehrenamtsbetreuung i.A. Info über Zusammenarbeit mit Ehrenamtlichen kommt in KO-Pad.

Folgende Aufgaben werden bei einem*r neue Mitarbeiter*in je nach Anstellung umgesetzt

  •  Buchhaltung

    • Anmeldung Sozialversicherung

  • Recht

    • Aufklärung Datenschutz

    • Vertrauchlichkeitsverpflichtung

  •  Technik

    • E-Mail-Adresse

    • TYPO3-Zugang

    • Anlegen Zugang File Sharing

    • Geschäftshandy

    • Telefonnummer

    • Rechner + Betriebssystem

    • IT-Supportansprechpartner für eigene Geräte vorhanden?

    • Briefvorlage

    • Backup

  • Organisation

    • ggf. Einführung File Sharing (Protokolle, Dokumente, Arbeitsdokumente, Kontakte)

    • ggf. Einführung Telkos

    • ggf. Anlegen Zugang Mailinglisten

    • Einführung Netzwerk-Struktur

    • Arbeitsvorlagen

Beim Verlassen eines*r Mitarbeiter*in des Netzwerks sind oben angelegte Daten und Zugänge sind zu löschen.

Freigabe TYPO3-Zugang

  1. Technik bekommt Freigaben-Anfrage
  2. Technik hält Rücksprache mit Geschäftsstelle + betroffenem Arbeitsbereich
  3. Freigabe durch Geschäftsstelle und AB
  4. Technik legt Zugang an
  5. Technik bestätigt Berechtigtem Zugang via Mail

Moderation neuer Einträge ernte-teilen.org

Kriterien

Zu definieren

Moderation

Stefanie Wild macht die Haupt-Moderation mit Michael Bakonyi als Backup bei Urlaub oder Krankheit – die beiden bilden somit die ernteteilen-Moderation für die Einträge in Deutschland.

Mails bzgl. neuer Initiativen/Solawis gehen an swild@solidarische-landwirtschaft.org und swild@solidarische-landwirtschaft.org auf welche die Moderation Zugriff hat. Die Moderation überprüft das Projekt auf die noch zu definierenden Kriterien.

Falls ein Projekt den Kriterien entspricht leitet die Moderation die Daten des Projekts (ohne die persönlichen Daten) weiter an redaktion@ solidarische-landwirtschaft.org (für den NL). Stephanie Wild überprüft, ob das Projekt Mitglied beim Netzwerk ist und – falls ja – loggt sich ins TYPO3 ein und macht ein entsprechendes Häkchen bei dem Datensatz.

Falls ein Projekt nicht den Kriterien entspricht:

1. Die Moderation bespricht den Umgang damit. Falls der Kriterien-Verstoß nicht offensichtlich zu krass ist (klar rassistisch erkennbare Hintergründe im Projekt z.B.):

2. Die Moderation kontaktiert das jeweilige Projekt im Namen von ernte-teilen.org per Mail. Es wird ihm erklärt worum es bei der Karte geht, wie die Kriterien für eine Aufnahme sind und dass es unserer Meinung nach nicht den Kriterien entspricht. Es wird auf Antwort mit Frist von 3 Wochen gebeten in der das Projekt erklärt, warum es seiner Meinung nach auf die Karte gehört. Desweiteren wird der ensprechende Datensatz im TYPO3 deaktiviert, damit er bis zur Klärung nicht mehr auf der Solawi-Webseite in der Listen-Ansicht erscheint.

3. a) bei Rückantwort: die Moderation und die ernte-teilen-Entwickler besprechen gemeinsam die Entscheidung über Löschung oder Nicht-Löschung (dies zumindest temporär bis man sich aufeinander eingespielt hat und sich vertraut)

3. b) bei ausbleibender Rückantwort innerhalb Frist: Löschung

4. Moderation verschickt Info-Mail an das Projekt über Löschung/ Nicht-Löschung

Jobs-Anzeigen

Der Moderator bekommt eine Mail, in der er zwei Schaltflächen findet:

1. Eintrag freischalten: Beim Klick auf diese Schaltfläche wird die Anzeige automatisch freigeschaltet und erscheint somit ohne weiteres Zutun auf der Webseite. Gleichzeitig wird derjenige, der die Anzeige aufgegeben hat, automatisch per Mail über die Freischaltung informiert:

Hallo,

vielen Dank für Dein Stellen-/Ausbildungsgesuch, dieses wurde nun freigeschaltet!

Gesuch auf Webseite anschauen [Link zu den Einträgen auf Webseite]

Wir lassen Deine Anzeige für 3 Monate auf der Webseite, danach wird sie automatisch entfernt. Wenn Dein Anliegen dann immer noch aktuell ist, nimm einfach nochmal Kontakt mit uns auf.

Folgende Daten haben wir von Dir erhalten:

[Auflistung der Daten]

Dein Netzwerk Solidarische Landwirtschaft

2. Eintrag bearbeiten: Diese Schaltfläche bringt den Moderator zum TYPO3-Login. Die Einträge findet er in den jeweiligen Ordnern unter Mitmachen > Jobs und Ausbildungen > Angebote (bzw. Gesuche). Siehe Screenshot unten.

Land- und Höfe-Anzeigen

  • Solawi (i.G) ohne spezifisches Hofgesuch: verweisen an Ernte teilen. 
  • Solawi (i.G) mit spezifischem Hofgesuch: verweisen an Ernte teilen + wg. Hofgesuch sollen Sie eine extra Anzeige schalten. Beim Schalten der Anzeigen hört unser Service auf, denke ich, das können die schon allein machen.

Newsletter- + Webseitenpflege

MW macht inhaltlich vorbereitende Änderungen bei Anzeigen.

KK checkt, ob Anzeigen Solawi-bezogen sind + ändert ggf. Überschriften.

Mailinglisten-Moderation

Z.B. bei Regiogruppen (https://www.solidarische-landwirtschaft.org/das-netzwerk/regiogruppen/) wird seitens der Netzwerk-Büros versucht, Mailinglisten-Moderator*innen aus der Region selbst zu gewinnen.

Wenn sich jemand hierfür gefunden hat, bekommt diese Person folgende Mail:

Liebe/r …

danke, dass Du die Moderation der Regio-Liste übernimmst!

Wir möchten bitten, folgende Punkte bei deiner Arbeit zu beachten:

Offene Moderations-Anfragen sowie Anfragen, die ansonsten unbeantwortet bleiben, sollten immer innerhalb von 3 Werktagen beantwortet werden. Da das u.U. nicht immer möglich ist, wäre es gut, wenn Du Dir selbständig Unterstützung durch eine Zweit-Moderation holst. (Bitte das Moderationspasswort niemals per E-Mail verschicken, sondern ggf. z.B. per Telefon an eine neue Moderation weiter geben.)

In folgenden Fällen sollte die Moderation tätig werden:

E-Mails von Menschen , die nicht im Verteiler eingetragen sind, gehen zunächst nur an die Moderation. Wenn aus der Mail klar wird, dass der/die Absender*in nicht in den Verteiler integriert werden braucht, da voraussichtlich kein Austausch mit ihm/ihr und den anderen im Verteiler folgen wird, kann man eine solche Mail freischalten oder löschen. Ansonsten sollte dem/der Absender*in empfohlen werden, sich selbst in den Verteiler einzutragen (vgl. Link auf der Homepage) und sein/ihr Anliegen erneut vorzubringen.

- In der Regel sollten nur E-Mails über den Verteiler gehen, die inhaltlich mit Solawi direkt zu tun haben – also keine Werbung für andere Veranstaltungen o.ä. enthalten. Auch wenn oder gerade weil es sehr viele tolle Veranstaltungen gibt, würde darunter mit der Zeit die Qualität des Austausches leiden.. Gehen E-Mails mit unpassendem Inhalt über den Verteiler, sollte die Moderation den/die Absender*in darauf hinweisen (persönlich, nicht über die Liste) und ggf. den Netzwerk-Newsletter als passenden Ort für seine/ihre Information empfehlen. Die Newsletter-Redaktion nimmt Ankündigungen via redaktionsolidarische-landwirtschaft.org entgegen.

- Persönliche Daten wie E-Mail-Adressen, Adresse u.ä. dürfen nicht ohne die Zustimmung der zugehörigen Person über den Verteiler versandt werden. Die Moderation sollte in Fällen, bei denen persönliche Daten über den Verteiler gehen, den/die Absender*in fragen (persönlich, nicht über die Liste) ob er/sie die Erlaubnis der Person hat, dass deren Daten über den Verteiler gehen. Falls keine ausdrückliche Erlaubnis vorliegt, sollte die Moderation den/die Absender*in auf die Wahrung persönlicher Daten hinweisen und auch einen entsprechenden Hinweis für alle über den Verteiler schicken.

- Es können Office- sowie PDF- und Bilddateien über den Verteiler verschickt werden, alle anderen Formate sind aus Sicherheitsgründen nicht erlaubt. Die Größe von Anhängen ist auf 100KB beschränkt, da die Mails sonst zu viel Bandbreite erzeugen und das Netzwerk potentiell Geld kosten. Wenn E-Mails auf Grund zu großer Datenmengen zurück gehalten werden, sollten die Absender gebeten werden, die Anhänge per Link zu verschicken oder zu verkleinern.

- Zum Schluss noch ein Hinweis zur Datensicherheit: Bitte das Moderationspasswort niemals per E-Mail verschicken, sondern ggf. z.B. per Telefon an eine neue Moderation weiter geben.

Wenn Du Fragen dazu hast oder mit der Zeit Fragen auftauchen, melde Dich gern bei mir!

Solawi gegen Rechts