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Liebes Netzwerk,

nachdem wir in der Biotop Oberland eG unsere 750 Mitglieder (davon 450 Ernteanteile) bisher mit einer zunehmend komplexen Excel-Liste verwaltet haben, möchten wir nun endlich ein professionelles Mitgliederprogramm bei uns einführen. Wir haben uns in den letzten Jahren viele Tools angeschaut, jedoch konnte keines unsere Prozesse ausreichend abbilden.

Jetzt gibt es endlich einen Impuls, den wir nutzen möchten und euch dazu einladen mitzumachen. In der Open-Source-Software "tapir", sehen wir eine echte Chance, dass eine Systemdienstleistersoftware entsteht, welche von vielen Solawis nutzbar ist. Gemeinsam mit FoodCoopX als Dienstleister haben wir die Möglichkeit, die Finanzierung und Weiterentwicklung über einen gemeinschaftsgetragenen Ansatz zu stemmen. Dadurch machen wir uns unabhängiger und resilienter.

Derzeit steht FoodcoopX mit ca. 15 weiteren Betrieben aller Rechtsform, teilweise auch Ausland, im Gespräch über die Einführung von tapir!

was ist „tapir“?

„tapir“ ist eine Open Source Software und basiert auf der Mitgliederverwaltungssoftware der Supercoop Berlin eG. Sie wurde 2022 gemeinsam mit dem WirGarten e.V. & der WirGarten Lüneburg eG entwickelt und seit 2023 in dieser eingesetzt. 2025 wird das Programm zusammen mit der Biotop Oberland eG weiterentwickelt und um wichtige Funktionen erweitert.

Tapir umfasst die gesamte Mitglieder-, Erntevertrags- und Auslieferverwaltung, sowie den Versand von personalisierten Newslettern, sowie automatisierte, mitgliederspezifische Mailings.

Das Programm ist für die Rechtsformen Genossenschaft und Verein ausgelegt, kann aber auch für weitere Rechtsformen verwendet werden.

FoodCoopX als nicht gewinnorientierter Systemdienstleister um Gerold Kirchner (SuperCoop Berlin eG) und Marcus Agthe (ehemals WirGarten Lüneburg eG und WirGarten e.V.) hostet die Software, richtet diese für die Betriebe ein und kümmert sich als professioneller Partner um die Wartung und Weiterentwicklung dieser. Gemeinsam mit allen Nutzer*innen soll ein Gemeinschaftsprojekt für das gesamte Ökosystem entstehen.

Was wollen wir

Das Biotop möchte dem Netzwerk über diese Software informieren und wir suchen weitere Solawis, die tapir nutzen möchten. Wir sehen einen großen Mehrwert darin, wenn aus tapir eine gemeinsam genutzte & finanzierte Systemdienstleistungssoftware für das Netzwerk entsteht.

Das Biotop nimmt komplett aus Eigenmitteln nochmal ein ordentliches Budget in die Hand, damit tapir dieses Jahr weiterentwickelt wird, wodurch die Software noch umfassender und flexibler wird. Das erleichtert den Einsatz in anderen Solawis deutlich. Wenn sich zeitnah weitere InteressentInnen melden, können wir die Bedarfe vorab erfassen und bereits jetzt schon in die Entwicklung mit einfließen lassen.

Eine Beteiligung an den jetzt anstehenden Entwicklungskosten ist zwar erwünscht, aber keine zwingende Voraussetzung. Wir sind auch offen für weitere Formen der Beteiligung bzw. Unterstützung. Das Wichtigste ist, dass wir alle gut weiterkommen und solidarisch füreinander einstehen!

Sind euch passende Fördertöpfe bekannt, freuen wir uns über Tipps. Am Digital-Bonus (Bayern) sind wir bereits dran.

Eine Online-Info-Veranstaltung oder ein Demo-Termin sind auf Wunsch möglich.

Bei Interesse an dem Programm oder weiteren Infos meldet euch gerne bei marcusfoodcoopx.de oder Nick (infobiotop-oberland.de).

Die wichtigsten Funktionalitäten im Überblick

• Mitglieder- und Ernteanteilsverwaltung
  • Vertrags- und Mitgliederübersicht mit vielen Filtermöglichkeiten
  • Voll digitaler Beitritt über dynamisches, mehrseitiges Bestell-Formular, in dem mehrere Anteile (z.B. Genossenschaft, Ernteanteil, Zusatzabos/anteile wie z.B. Eierabo,…) gezeichnet werden können
  • Monatliche Bereitstellung von Lastschriftinformationen
  • Verwaltung der Mitgliederliste nach GenG
  • einfache Übertragung und Kündigung von Genossenschaftsanteilen
  • automatische Erkennung der Kapazitätsgrenzen und Wechsel auf umfangreichen „Wartelisten-Modus“
• Interner Mitgliederbereich mit diversen Konfigurationsmöglichkeiten
  • Änderung der persönlichen Daten
  • Zeichnung weiterer Anteile (Genossenschaftsanteile, Ernteanteile…)
  • Kündigung einzelner Verträge
  • Wechsel des Abholortes
  • Einsicht in die Liefer- und Zahlungsreihen
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit, responsiv
• Auslieferlogistik
  • Dynamische Einstellung von Vertragsperioden, Produkten, deren Kapazitäten, Liefer-/Abholrhythmen (z.B. wöchentlich, zweiwöchentlich etc.) und Preisen
  • Dynamische Einstellung und Management von Abholorten unter Berücksichtigung der Gesamtkapazitäten und abholortspezifischen Kapazitäten
  • automatisierte Erstellung von „Abhakzettel“ für jeden Abholort und Übersicht über Anteile pro Abholort in aktueller Woche
• Mailmodul:
  • eingebauter Maileditor für Massenmails an beliebig definierbare und auswählbare Segmente (z.B. alle Mitglieder, alle Mitglieder mit Ernteanteil, alle Mitglieder am Abholort X), sowie automatisierte, individuelle Mails bei frei definierbaren Auslösern (z.B. Abschluss eines Vertrages, Kündigung, Abholortwechsel etc.)
  • gewöhnliche Bounce-Verarbeitung und Auswertung der Mailings
• Derzeit anwendbar für Genossenschaften, leicht anpassbar für Vereine
• Individualisierbar mit eigener CI
• Anbindung an weitere Schnittstellen (z.B. DATEV) möglich
• Hosting auf deutschen Servern bei der Hostsharing eG, Berücksichtigung europäischer Datenschutzvorgaben

Gemeinschaftliche Finanzierung

• Ein gemeinschaftsgetragener Ansatz für die Finanzierung von tapir ist von allen Beteiligten gewünscht. Die konkrete Umsetzung soll mit den NutzerInnen zusammen entwickelt werden.
• Die initiale Entwicklungskosten werden vom WirGarten e.V. und vorerst von der Biotop Oberland eG übernommen. Eine Beteiligung an den Kosten ist im Rahmen der finanziellen Möglichkeiten des jeweiligen Betriebs gewünscht, ist aber keine Voraussetzung. Wir sind auch offen für weitere Formen der Beteiligung bzw. Unterstützung.
• Laufende Kosten werden nach dem Solidarprinzip (z.B. über Beitragsrunden) unter den NutzerInnen aufgeteilt.
• Zukünftige Entwicklungskosten sollen auch solidarisch aufgeteilt werden.
• Je mehr Nutzer*innen wir sind, desto günstiger wird es für alle und umso besser wird die Software.

Weitere Infos

• https://foodcoopx.de
• https://www.solidarische-landwirtschaft.org/solawis-aufbauen/it-infrastruktur/software/#accordionHead171
  • Hinweis: Liste wird noch geupdatet, Funktionsumfang mit dem Biotop-Update nicht mehr aktuell
• Software-Vergleich des Netzwerks: https://www.solidarische-landwirtschaft.org/solawis-aufbauen/it-infrastruktur/vergleich-solawi-verwaltungssoftware
  • Hinweis: Liste wird noch geupdatet, Funktionsumfang mit dem Biotop-Update nicht mehr aktuell